ALGEMENE VOORWAARDEN FOTOFOLIES
Artikel 1 – Identiteit van de onderneming
Fotofolies is de handelsnaam van Lichtvoetig BV, met maatschappelijke zetel te Unitaslaan 73, 2100 Deurne, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE0770633623.
De diensten worden uitgevoerd door fotografe Liesbeth De Schamphelaere.
E-mail: liesbeth@fotofolies.be
Website: www.fotofolies.be
Hierna worden Lichtvoetig BV, Fotofolies en fotografe Liesbeth De Schamphelaere gezamenlijk aangeduid als “Fotofolies”, “wij” of “ons”.
De persoon, onderneming of organisatie die beroep doet op onze diensten of producten wordt hierna aangeduid als “de klant”.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
2.1.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, diensten en producten van Fotofolies.
Door een offerte te aanvaarden, een opdracht te bevestigen, een dienst te boeken of een product aan te kopen, aanvaardt de klant deze algemene voorwaarden.
2.2.
Deze algemene voorwaarden zijn onder meer van toepassing op:
-
personal branding en fotografie voor ondernemers;
-
reportages voor organisaties;
-
familiefotografie;
-
trouwfotografie;
-
korte fotoshoots;
-
videoproducties;
-
workshops;
-
fotowandelingen;
-
presets;
-
digitale producten;
-
en andere fotografische of creatieve diensten en producten van Fotofolies.
2.3.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze vooraf en schriftelijk door Fotofolies werden bevestigd.
2.4.
Eventuele algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij Fotofolies deze vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Artikel 3 – Aanbod en overeenkomst
3.1.
Offertes, prijsvoorstellen en aanbiedingen van Fotofolies worden opgesteld op basis van de informatie die op dat moment door de klant wordt verstrekt.
Alle prijzen worden uitgedrukt in euro en zijn, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, exclusief btw.
3.2.
Een offerte is geldig gedurende de termijn die erop wordt vermeld. Indien geen termijn wordt vermeld, blijft de offerte gedurende 30 kalenderdagen geldig.
3.3.
Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant een offerte of opdracht schriftelijk aanvaardt en, indien van toepassing, het gevraagde voorschot heeft betaald.
3.4.
Fotofolies behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren indien de inhoud, omstandigheden of praktische uitvoering van de opdracht niet verenigbaar zijn met de werking of mogelijkheden van Fotofolies.
Artikel 4 – Prijzen
4.1.
Het overeengekomen tarief omvat uitsluitend de diensten, producten en prestaties die in de offerte of overeenkomst zijn opgenomen.
4.2.
Bijkomende kosten kunnen afzonderlijk worden aangerekend.
Hieronder kunnen onder meer worden verstaan:
-
extra gepresteerde uren;
-
extra kilometers of verplaatsingskosten;
-
parkeerkosten;
-
locatiekosten;
-
toegangs- of vergunningkosten;
-
accommodatiekosten;
-
bijzondere technische kosten;
-
bijkomende producten of diensten.
4.3.
Wanneer de omvang van de opdracht tijdens of na de uitvoering wordt uitgebreid, kan Fotofolies de bijkomende prestaties afzonderlijk aanrekenen.
Artikel 5 – Voorschot en betaling
5.1.
Bij het boeken van een fotoshoot, reportage, videoproductie of andere opdracht wordt een voorschot van 30% van het overeengekomen factuurbedrag exclusief btw aangerekend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5.2.
De opdracht en de bijhorende datum worden definitief gereserveerd na ontvangst van het voorschot.
Tot op het moment van ontvangst van het voorschot behoudt Fotofolies zich het recht voor om dezelfde datum aan andere klanten aan te bieden.
5.3.
Na de uitvoering van de opdracht ontvangt de klant een eindfactuur.
Eventuele bijkomende kosten, waaronder extra gepresteerde uren, kilometers en andere kosten die niet in de oorspronkelijke offerte waren inbegrepen, kunnen hierin worden opgenomen.
5.4.
De eindfactuur is betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5.5.
De definitieve beelden, video's of andere eindproducten worden pas geleverd nadat alle verschuldigde bedragen volledig door Fotofolies zijn ontvangen.
5.6.
Bij niet-tijdige betaling kan Fotofolies de levering van beelden, producten of verdere diensten opschorten totdat alle openstaande bedragen volledig zijn voldaan.
Eventuele interesten, schadevergoedingen en invorderingskosten worden toegepast overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.
Artikel 6 – Annulatie door de klant
6.1.
Een annulatie dient steeds zo snel mogelijk en schriftelijk aan Fotofolies te worden meegedeeld.
6.2.
Bij annulatie van een fotoshoot, reportage, videoproductie of andere opdracht nadat de overeenkomst definitief tot stand is gekomen, blijft het reeds betaalde voorschot verschuldigd.
Het voorschot dient onder meer ter vergoeding van de reservering van de datum, de voorbereiding van de opdracht, administratie en reeds geleverde prestaties.
6.3.
Bij annulatie meer dan 72 uur vóór de geplande aanvang van de opdracht, blijft het reeds betaalde voorschot verschuldigd.
Eventuele reeds gemaakte of aangegane externe kosten kunnen bijkomend worden aangerekend.
6.4.
Bij annulatie binnen 72 uur vóór de geplande aanvang van de opdracht is minimaal 25% van het totale overeengekomen honorarium exclusief btw voor alle gereserveerde dagen verschuldigd.
Het reeds betaalde voorschot wordt hierbij in mindering gebracht.
Eventuele reeds gemaakte of aangegane externe kosten kunnen bijkomend worden aangerekend.
6.5.
Bij annulatie binnen 48 uur vóór de geplande aanvang van de opdracht is minimaal 50% van het totale overeengekomen honorarium exclusief btw voor alle gereserveerde dagen verschuldigd.
Het reeds betaalde voorschot wordt hierbij in mindering gebracht.
Eventuele reeds gemaakte of aangegane externe kosten kunnen bijkomend worden aangerekend.
6.6.
Bij annulatie binnen 24 uur vóór de geplande aanvang van de opdracht is minimaal 75% van het totale overeengekomen honorarium exclusief btw voor alle gereserveerde dagen verschuldigd.
Het reeds betaalde voorschot wordt hierbij in mindering gebracht.
Eventuele reeds gemaakte of aangegane externe kosten kunnen bijkomend worden aangerekend.
6.7.
Bij een no-show zonder voorafgaande verwittiging is het volledige overeengekomen honorarium exclusief btw verschuldigd.
Het reeds betaalde voorschot wordt hierbij in mindering gebracht.
Eventuele reeds gemaakte of aangegane externe kosten kunnen bijkomend worden aangerekend.
6.8.
Indien de klant de opdracht wenst te verplaatsen in plaats van te annuleren, zal Fotofolies, indien mogelijk, samen met de klant zoeken naar een alternatieve datum.
Een verplaatsing is afhankelijk van de beschikbaarheid van Fotofolies en houdt geen automatische verplichting in om een nieuwe datum te voorzien.
6.9.
Indien de klant meer dan tien minuten later dan het afgesproken tijdstip op de afspraak aanwezig is, mag Fotofolies de verloren tijd inkorten op de opdracht en toch het volledige afgesproken honorarium berekenen.
Artikel 7 – Uitvoering
7.1.
Fotofolies voert iedere opdracht uit naar eigen professioneel, technisch en creatief inzicht.
7.2.
De klant kiest Fotofolies mede op basis van de persoonlijke stijl, ervaring, beeldtaal en creatieve visie van de fotografe.
7.3.
Fotofolies behoudt de creatieve vrijheid met betrekking tot onder meer:
-
compositie;
-
licht;
-
standpunten;
-
selectie;
-
beeldbewerking;
-
montage;
-
kleurgebruik;
-
storytelling;
-
en de uiteindelijke vormgeving van de beelden.
7.4.
Wensen of voorkeuren van de klant kunnen vooraf worden besproken.
Fotofolies zal hiermee rekening houden voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.
Een dergelijke bespreking vormt geen garantie voor een specifiek artistiek of technisch eindresultaat.
Artikel 8 – Duur van de opdracht
8.1.
De duur van een fotoshoot, reportage of andere opdracht wordt vooraf overeengekomen.
8.2.
Wanneer een opdracht langer duurt dan voorzien, kan de bijkomende tijd afzonderlijk worden aangerekend volgens het geldende tarief.
8.3.
Wanneer de klant te laat aanwezig is op een afspraak, wordt de verloren tijd in principe niet automatisch ingehaald of verlengd.
Artikel 9 – Selectie
9.1.
Fotofolies maakt zelf de professionele en creatieve selectie van de definitieve beelden.
Niet elk tijdens een opdracht gemaakt beeld wordt geleverd.
9.2.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, levert Fotofolies minimaal 30 zorgvuldig geselecteerde en professioneel bewerkte foto's per gefotografeerd uur.
Het uiteindelijke aantal beelden kan hoger liggen.
9.3.
De selectie van Fotofolies is definitief.
Onbewerkte bestanden en niet-geselecteerde beelden worden niet geleverd, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 10 – Levering
10.1.
De definitieve beelden worden digitaal geleverd via een online galerij, in principe via Pic-Time of een vergelijkbaar digitaal platform.
10.2.
De online galerij blijft gedurende zes maanden beschikbaar.
Na deze periode kan Fotofolies niet garanderen dat de galerij of bestanden nog beschikbaar zijn.
10.3.
De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van de geleverde bestanden.
10.4.
Fotofolies bewaart de definitieve bestanden gedurende maximaal zes maanden na levering.
Na deze periode kunnen de bestanden uit het archief worden verwijderd.
Fotofolies kan niet garanderen dat bestanden na deze periode opnieuw kunnen worden geleverd.
Artikel 11 – Levertijd
11.1.
De verwachte levertijd wordt, indien mogelijk, vooraf aan de klant gecommuniceerd.
11.2.
Een opgegeven levertijd is indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
11.3.
Een vertraging die redelijkerwijs het gevolg is van de aard of omvang van de opdracht, ziekte, technische problemen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Fotofolies, geeft de klant niet automatisch recht op schadevergoeding.
Artikel 12 – Overmacht
12.1.
Fotofolies kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk of aanzienlijk moeilijk wordt door overmacht.
12.2.
Onder overmacht wordt onder meer verstaan:
-
ziekte;
-
ongeval;
-
ernstige technische problemen;
-
defect of verlies van apparatuur;
-
brand;
-
extreme weersomstandigheden;
-
vervoersproblemen;
-
overheidsmaatregelen;
-
pandemieën;
-
stakingen;
-
en andere onvoorziene omstandigheden buiten de redelijke controle van Fotofolies.
12.3.
Fotofolies zal de klant zo snel mogelijk informeren wanneer een overmachtssituatie de uitvoering van een opdracht beïnvloedt.
12.4.
Partijen zullen vervolgens in onderling overleg zoeken naar een redelijke oplossing.
Dit kan onder meer bestaan uit:
-
het verplaatsen van de opdracht;
-
het inschakelen van een vervanger;
-
of, wanneer geen oplossing mogelijk is, het beëindigen van de overeenkomst voor het nog niet uitgevoerde gedeelte.
Artikel 13 – Aansprakelijkheid
13.1.
Fotofolies voert haar diensten uit naar beste inzicht, vermogen en professioneel vakmanschap.
13.2.
Fotofolies kan derden inschakelen wanneer dit noodzakelijk of wenselijk is voor de uitvoering van de opdracht.
13.3.
Fotofolies is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder verlies van inkomsten, verlies van zakelijke kansen of gevolgschade, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
13.4.
Niets in deze algemene voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor zover een dergelijke uitsluiting of beperking wettelijk niet is toegestaan.
13.5.
De klant blijft zelf verantwoordelijk voor persoonlijke bezittingen tijdens een fotoshoot, reportage, workshop of andere activiteit.
13.6.
De klant is verantwoordelijk voor schade die door hemzelf of door personen waarvoor hij verantwoordelijk is wordt toegebracht aan apparatuur of eigendommen van Fotofolies.
13.7.
Fotofolies is niet aansprakelijk voor omstandigheden die de kwaliteit of het resultaat van de opdracht beïnvloeden en die buiten haar redelijke controle liggen, waaronder onder meer weersomstandigheden, lichtomstandigheden, beperkingen van de locatie of het gedrag van aanwezigen.
Artikel 14 – Klachten
14.1.
Klachten over een factuur, dienst of product dienen binnen een redelijke termijn na ontdekking van het probleem schriftelijk aan Fotofolies te worden gemeld via:
14.2.
De klant dient Fotofolies voldoende informatie te bezorgen om de klacht te kunnen onderzoeken.
14.3.
Het indienen van een klacht ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen voor het niet-betwiste gedeelte van de factuur.
14.4.
Fotofolies zal elke klacht zorgvuldig onderzoeken en, waar redelijk en mogelijk, zoeken naar een passende oplossing.
Artikel 15 – Gebruik van beelden door Fotofolies
15.1.
Fotofolies mag de gemaakte foto's en video's gebruiken voor haar eigen portfolio en promotionele doeleinden, waaronder onder meer:
-
website;
-
sociale media;
-
nieuwsbrieven;
-
portfolio;
-
professionele presentaties;
-
publicaties;
-
wedstrijden;
-
tentoonstellingen;
-
vakgerelateerde communicatie;
-
en andere promotionele doeleinden van Fotofolies.
15.2.
Indien de klant of een geportretteerde niet wenst dat herkenbare beelden worden gebruikt voor het portfolio of de promotie van Fotofolies, wordt gevraagd dit voorafgaand aan de opdracht schriftelijk aan Fotofolies mee te delen.
15.3.
Afspraken over het gebruik van herkenbare beelden kunnen afzonderlijk worden vastgelegd in een offerte, opdrachtbevestiging, contract of toestemmingsformulier.
15.4.
Voor minderjarigen wordt, waar vereist, toestemming gevraagd aan de persoon of personen die hiervoor wettelijk bevoegd zijn.
15.5.
Wanneer tijdens een opdracht personen worden gefotografeerd of gefilmd die niet zelf de overeenkomst met Fotofolies hebben afgesloten, verbindt de klant zich ertoe deze personen, voor zover redelijkerwijs mogelijk, op de hoogte te brengen van de aanwezigheid van Fotofolies en de mogelijke verwerking en het gebruik van de beelden.
Artikel 16 – Auteursrecht
16.1.
De auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op alle door Fotofolies gemaakte foto's, video's en andere creatieve werken blijven bij Fotofolies, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk anders overeengekomen.
16.2.
Het betalen van een fotoshoot, reportage, videoproductie of andere opdracht houdt geen overdracht van auteursrechten in.
16.3.
Na volledige betaling ontvangt de klant een gebruikslicentie voor de geleverde beelden overeenkomstig de bepalingen van deze algemene voorwaarden en eventuele bijkomende schriftelijke afspraken.
16.4.
Gebruik van de beelden buiten de verleende gebruikslicentie is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Fotofolies.
Artikel 17 – Gebruikslicentie voor particuliere klanten
17.1.
Na volledige betaling ontvangt de particuliere klant een persoonlijke, niet-exclusieve en niet-overdraagbare gebruikslicentie voor de geleverde beelden.
17.2.
Deze licentie geeft de klant het recht de beelden te gebruiken voor:
-
persoonlijk gebruik;
-
het delen met familie en vrienden;
-
persoonlijke sociale media;
-
en het maken van afdrukken voor persoonlijk gebruik.
17.3.
Commercieel gebruik of gebruik door derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Fotofolies.
Artikel 18 – Gebruikslicentie voor ondernemers en organisaties
18.1.
Na volledige betaling ontvangt de klant een gebruikslicentie voor de geleverde beelden binnen de eigen professionele communicatie.
18.2.
Deze licentie omvat, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, het gebruik voor:
-
de eigen website;
-
sociale media;
-
nieuwsbrieven;
-
brochures;
-
drukwerk;
-
presentaties;
-
perscommunicatie;
-
en andere eigen marketing- en communicatiekanalen.
18.3.
De gebruikslicentie geldt uitsluitend voor de klant die de opdracht heeft gegeven.
18.4.
Gebruik van de beelden door derden, waaronder partners, sponsors, reclamebureaus, uitgevers of andere organisaties, is niet automatisch inbegrepen.
18.5.
Voor grotere campagnes, grootschalige reclamecampagnes of gebruik dat duidelijk verder gaat dan de oorspronkelijke opdracht, worden de gebruiksrechten afzonderlijk besproken en schriftelijk vastgelegd.
Artikel 19 – Bewerking en gebruik van beelden
19.1.
De klant mag de geleverde beelden gebruiken binnen de verleende gebruikslicentie.
19.2.
Het is niet toegestaan om de beelden ingrijpend te bewerken, te manipuleren of te gebruiken op een wijze die de artistieke integriteit van het werk of de reputatie van Fotofolies kan schaden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
19.3.
Eenvoudige technische aanpassingen, zoals uitsnijden of aanpassen van het formaat voor gebruik binnen de verleende licentie, zijn toegestaan voor zover hierdoor de inhoud en uitstraling van het beeld niet wezenlijk worden gewijzigd.
19.4. Gebruik van beelden in systemen voor artificiële intelligentie
Het is de klant niet toegestaan om de door Fotofolies geleverde foto's, video's of andere beelden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Fotofolies te gebruiken voor het trainen, ontwikkelen of verbeteren van systemen voor artificiële intelligentie.
Het is eveneens verboden om de beelden te uploaden naar, in te voeren in of op andere wijze ter beschikking te stellen aan generatieve systemen of toepassingen die de beelden gebruiken om nieuwe beelden, video's of ander visueel materiaal te genereren, te reconstrueren, te wijzigen of afgeleide werken te creëren.
Dit omvat onder meer het gebruik van de beelden als:
-
trainingsmateriaal;
-
referentiebeeld;
-
bronmateriaal;
-
invoermateriaal;
-
of uitgangspunt voor generatieve artificiële intelligentie, beeldgeneratoren of gelijkaardige technologieën.
Het is de klant dan ook niet toegestaan om op basis van de door Fotofolies gemaakte beelden met behulp van artificiële intelligentie nieuwe beelden, video's of ander visueel materiaal te laten genereren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Fotofolies.
Deze beperking geldt onverminderd de overige bepalingen inzake auteursrecht, intellectuele eigendom en de verleende gebruikslicentie.
Artikel 20 – Workshops en activiteiten
20.1.
Een inschrijving voor een workshop, fotowandeling of andere activiteit is definitief volgens de voorwaarden die bij de betreffende activiteit worden gecommuniceerd.
20.2.
Wanneer een deelnemer verhinderd is, dient hij of zij dit zo snel mogelijk aan Fotofolies mee te delen.
20.3.
De voorwaarden inzake annulatie en eventuele terugbetaling kunnen per activiteit worden bepaald en vooraf worden gecommuniceerd.
20.4.
Deelnemers blijven zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke veiligheid en bezittingen tijdens een activiteit.
20.5.
Fotofolies kan een activiteit wijzigen, verplaatsen of annuleren wanneer dit noodzakelijk is wegens weersomstandigheden, veiligheid, ziekte, overmacht of onvoldoende deelnemers.
Artikel 21 – Digitale producten
21.1.
Digitale producten, waaronder presets en downloads, zijn uitsluitend bestemd voor het gebruik dat bij het product wordt vermeld.
21.2.
Het is niet toegestaan digitale producten zonder toestemming te kopiëren, door te verkopen, te verspreiden of ter beschikking te stellen aan derden.
21.3.
Voor consumenten gelden de wettelijke regels inzake herroeping bij digitale inhoud.
Wanneer digitale inhoud onmiddellijk beschikbaar wordt gesteld en de wettelijke voorwaarden daarvoor zijn vervuld, kan het herroepingsrecht vervallen.
Artikel 22 – Persoonsgegevens
22.1.
Fotofolies verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:
-
de klantenadministratie;
-
communicatie;
-
facturatie;
-
de uitvoering van opdrachten;
-
de levering van producten en diensten;
-
en, waar van toepassing, marketingcommunicatie.
22.2.
Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
22.3.
Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijst Fotofolies naar haar privacybeleid.
Artikel 23 – Deelbaarheid
Wanneer een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
De betreffende bepaling wordt, waar mogelijk, vervangen door een geldige bepaling die het doel van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert
Artikel 24 – Toepasselijk recht
Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten met Fotofolies is het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden behandeld door de bevoegde rechtbanken overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Lichtvoetig BV – Fotofolies
Unitaslaan 73
2100 Deurne
BE0770633623
Fotografe: Liesbeth De Schamphelaere
E-mail: liesbeth@fotofolies.be
Website: www.fotofolies.be